PT. HM Sampoerna adalah salah satu dari perusahaan rokok terbesar di Indonesia selain Gudang Garam dan Djarum. Dalam perkembangannya, operasional harian menjadi sangat rumit. Salah satu departemen yang mengalaminya adalah departemen logistik yang pekerjaan hariannya menyatukan data-data persediaan bahan baku, distribusi bahan baku, data produksi. Data-data tersebut terkumpul pada akhir jam kerja, sehingga menyulitkan. Ini dilakukan dengan manual, sehingga bisa dibayangkan sulitnya jika data-data tersebut terdiri dari ribuan data dan memerlukan proses yang lama. Masalah tersebut mendorong PT. HM Sampoerna untuk membangun Teknologi Informasi, yang dimulai pada tahun 1992.
PT. HM Sampoerna berharap sistem teknologi informasi ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan tak hanya dalam jangka pendek, namun juga jangka panjang. PT. HM Sampoerna memilih menggunakan ERP (enterprise resource planning) dari Oracle. Setelah menggunakan ERP, PT. HM Sampoerna mendapatkan beberapa manfaat baik dalam operasi harian maupun dalam keputusan investasi. Efisiensi dapat tercapai ketika sistem ERP diterapkan. Manfaat lainnya antara lain:
- Cepat merespon perubahan resep rokok.
Setelah ERP diterapkan, seluruh informasi data dapat dengan cepat dikoordinasikan ke semua departemen.
- Ketika seorang staff memerlukan komputer baru dan manajer sedang tidak ada di kantor dan harus menunggu untuk meminta persetujuan, ini merupakan salah satu hal yang tidak efisien. Setelah TI diterapkan, staf itu dapat langsung memberitahukan lewat jaringan sehingga manajer langsung dapat memberi persetujuan.
Keberhasilan mengimplementasikan sistem TI tak lepas dari permasalahan. TI harus direncanakan dengan hati-hati dan dilaksanakan dengan mengikuti petunjuk kesuksessan TI dari perusahaan. Beberapa langkah dalam metode SDLC (system development life cycle) untuk membeli paket software, antara lain:
- Langkah pembelian dalam tahap definisi
- Analisis kelayakan
Langkah ini menentukan apakah rencana sistem ini ekonomis dan menguntungkan. PT. HM Sampoerna menilai apakah sistem yang dirancang lebih menguntungkan membuat atau membeli dari vendor.
· Mendefinisikan keperluan
Langkah ini sangat penting pada pendekatan SDLC. SDLC menyampaikan spesifikasi secara detail apa yang harus dilakukan dari sistem pada waktu tertentu input harus diterima, input harus dijual, proses harus dilakukan, dan pelaksanaan harus meyakinkan. Mendefinisikan keperluan harus lengkap, akurat,dan detail karena akan digunakan untuk mendesain program dan dapat menentukan kualitas program. PT. HM Sampoerna memerlukan waktu beberapa tahun dalam mengumpulkan dan mengukuhkan apa yang diperlukan TI.
· Menciptakan short list dari paket
Dalam membangun TI pada PT. HM Sampoerna, konsultan membantu perusahaan dalam beberapa bagian project. Perusahaan juga menggunakan internet, yellow pages, dan brosur.
· Menerapkan kriteria untuk seleksi
Dalam tahap ini, baik tim bisnis dan tim TI harus dapat bekerja bersama untuk menentukan kriteria yang relevan untuk paket dan vendor yang terbaik untuk perusahaan.
· Memilih paket
PT. HM Sampoerna memilih paker Oracle.
- Tahap kontruksi
- Tahap Implementasi
Keputusan perusahaan untuk menggunakan phasing strategy sangat tepat karena karakteristik dari PT. HM Sampoerna sebagai perusahaan yang sangat besar dengan sistem yang sangat luas dan kompleks. Karena strategi ini menggunakan waktu yang lama.
Langkah dari tahap ini adalah:
· Pemasangan
Tahap pemasangan pada SDLC memerlukan rencana pemasangan, data cleanup, dan perubahan. Faktor kunci kesuksesan dari pemasangan paket sistem adalah kualitas dari vendor selama tahap ini berlangsung.
· Pelaksanaan
PT. HM Sampoerna mempunyai kemudahan untuk memperoleh dukungan dari vendor ketika timbul masalah.
· Pemeliharaan
PT. HM Sampoerna juga memikirkan faktor ini meskipun pemeliharaan merupakan tugas dari vendor sebelum paket diganti. Untuk mempersiapkan diri menghadapi hal yang terburuk, PT. HM Sampoerna menyusun rencana kuat yang terpisah untuk devisi TI dengan memberikan kesempatan lebih untuk para karyawan memperdalam pengetahuan tentang sistem dan keahlian TI yang lain, sehingga ini akan mengurangi ketergantungan perusahaan terhadap vendor.
Meskipun penerapan TI ini sudah direncanakan untuk jangka panjang, sebaiknya PT. HM Sampoerna selalu melakukan perubahan-perubahan kecil untuk membantu meraih keberhasilan dari pelaksanaan paket software baru ini. Setelah divisi TI terpisah dari perusahaan, bagian terpenting dari perusahaan yang baru ini harus tetap memperhatikan aktivitas pemeliharaan dari sistem TI PT. HM Sampoerna tanpa menutup kesempatan untuk melayani perusahaan lain. Untuk pelayanan yang disediakan PT. HM Sampoerna, dapat memberi harga apa yang disebut metode transfer prising sehingga perusahaan baru tersebut dapat mengatur keuangannya sendiri.
.jpg)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar